Wstęp
Polityka ochrony prywatności określa sposób, w jaki Spotless Group Limited („Spotless”) postępuje z zebranymi danymi osobowymi. Polityka ochrony prywatności objaśnia główne inicjatywy podjęte przez Spotless w celu praktycznego zastosowania wymogów australijskiej Ustawy o ochronie danych osobowych z 1998 roku ((Cth)), wprowadzającej w życie Krajowe Zasady Prywatności.
W myśl tych zasad określenia „Spotless”, „my”, „nasza” oraz ich formy stanowią odniesienie do jednostek zależnych Spotless Group Limited.
Jakie informacje zbiera Spotless i w jaki sposób?
Spotless zbiera i przechowuje informacje uzyskane od różnych osób i grup, w tym akcjonariuszy, klientów, dostawców, pracowników, kandydatów do pracy, władz publicznych oraz innych osób, z którymi Spotless od czasu do czasu współpracuje. Informacje mogą być zbierane na wiele sposobów, w tym podczas użytkowania naszej witryny, przez korespondencję ze Spotless, rozmowy telefoniczne, itp. Ten typ informacji zbieranych przez Spotless obejmuje dane osobowe takie jak nazwiska, adresy oraz inne dane identyfikacyjne, informacje finansowe, informacje o akcjach oraz o użytkowaniu naszych produktów i usług.
Co Spotless robi z tymi informacjami?
Celem zbierania tego typu informacji przez Spotless jest pomoc w dostarczaniu produktów i świadczeniu usług ww. osobom i grupom oraz stosowaniu się do wymogów prawnych i innych. Informacje przechowywane przez naszego zewnętrznego dostawcę rejestru akcji, Computer Shareholder Investor Services Pty Ltd, podlegają ich polityce ochrony prywatności i są dostępne pod adresem www.computershare.com.au.
Ponadto informacje zbierane przez Spotless umożliwiają nam lepiej zrozumieć potrzeby naszych akcjonariuszy, klientów, dostawców i partnerów. Spotless może również zbierać i przechowywać informacje od pracowników w celu ustalenia odpowiedniej zgodności z naszą polityką zarządzania zasobami ludzkimi oraz polityki postępowania z pracownikami.
Co Spotless robi z informacjami o klientach?
Co pewien czas Spotless może wykorzystywać informacje o klientach do innych celów lub dzielić się informacjami o klientach z inną organizacją, ponieważ:
• klient wyraził na to zgodę;
• wymaga tego prawo;
• Spotless uznaje, że jest to konieczne w celu zapewnienia klientowi lub potencjalnemu klientowi usługi i/lub produktu bądź informacji dotyczących usługi lub produktu;
• musimy stosować się do zobowiązań względem naszych akcjonariuszy;
• Spotless uznaje, że jest to konieczne w celu przestrzegania naszych warunków świadczenia usług;
• konieczna jest ochrona praw, mienia lub bezpieczeństwa osobistego innego klienta, jakiegokolwiek obywatela lub firmy Spotless;
• majątek i działalność firmy Spotless (lub ich część) zostają przekazane innej stronie.
Dlaczego otrzymuję materiały reklamowe od Spotless?
Co pewien czas Spotless może wykorzystać zgromadzone informacje, aby rozprowadzać materiały reklamowe bądź marketingowe bezpośrednio wśród osób lub grup. Jeśli materiały te przesyłane są:
• pocztą – użytkownik może napisać do Kierownika Działu Marketingu Spotless i poprosić o zaprzestanie dalszego wysyłania materiałów; lub
• pocztą elektroniczną – użytkownik może zwrócić się do Spotless z prośbą o zaprzestanie dalszego przesyłania materiałów reklamowych lub marketingowych, kontaktując się za pomocą funkcji obecnej w materiałach przesyłanych za pomocą e-maili bądź przez wysłanie wiadomości e-mail na adres privacy@spotless.com.au.
Przekazywanie przez Spotless danych osobowych i innych danych innym firmom
Oprócz ułatwienia działań firmie Spotless:
• dostarczania informacji, produktów i usług naszym klientom,
• spełnienia zobowiązań prawnych i względem akcjonariuszy,
Spotless zobowiązuje się nie ujawniać danych osobowych osobom trzecim.
W niektórych sytuacjach Spotless skorzysta z pomocy usługodawców w celu uzyskania pomocy w prowadzeniu niektórych aspektów naszego przedsiębiorstwa, takich jak audytorzy, prawnicy, kurierzy oraz firmy zajmujące się bezpieczeństwem komputerowym. W takim stopniu, w którym ci usługodawcy uzyskują dostęp do danych osobowych, objęte są one zasadami prywatności, które chronią przed zatrzymywaniem informacji na własny użytek lub wykorzystywaniem ich do jakichkolwiek innych celów.
Wykorzystanie plików cookie i podobnych plików na stronach Spotless
Nasze strony internetowe zostały zaprojektowane tak, aby przekazywać użyteczne informacje na temat produktów i usług Spotless. Spotless może korzystać z plików cookie w celu usprawnienia procesu przeglądania stron internetowych. Pliki cookie to informacje, które strona internetowa przechowuje na twardym dysku komputera użytkownika w celu zapamiętania danych. Większość przeglądarek internetowych jest skonfigurowania tak, aby akceptować pliki cookie. Spotless może również używać plików cookie do pomiaru zainteresowania naszych użytkowników poszczególnymi częściami naszej witryny. Pliki cookie są przydatne przy oszacowywaniu liczby odwiedzających naszą witrynę i określaniu ogólnych charakterystyk ruchu sieciowego.
Jeśli użytkownik nie zgadza się na otrzymywanie plików cookie, może skonfigurować swoją przeglądarkę tak, aby je odrzucała. Może to oznaczać, że użytkownik nie będzie mógł w pełni korzystać z funkcji witryny Spotless.
Prawa dostępu do informacji przechowywanych przez Spotless
Jeśli w którymkolwiek momencie użytkownik będzie chciał dowiedzieć się, które z jego danych osobowych przechowuje Spotless, może zwrócić się na piśmie do pracownika Spotless odpowiedzialnego za ochronę danych osobowych (Privacy Officer) z prośbą o przesłanie kopii danych osobowych przechowywanych przez Spotless. Spotless stara się odpowiedzieć na większość zapytań w ciągu 15 dni, lub – w przypadku bardziej szczegółowych zapytań – 30 dni. Za bardziej szczegółowe zapytania pobiera się opłatę 50$ na pokrycie kosztów wyszukiwania i kopiowania danych. Aby upewnić się, że informacje zostaną przekazane właściwej osobie, Spotless będzie wymagać przedstawienia prawa jazdy, paszportu bądź innego dokumentu ze zdjęciem w celu potwierdzenia tożsamości.
Jak można zaktualizować dane przechowywane przez Spotless?
Jeśli w dowolnym momencie użytkownik będzie chciał dokonać zmiany niepoprawnych bądź nieaktualnych danych osobowych, powinien skontaktować się z nami i dokonać aktualizacji wpisu, z wyjątkiem sytuacji, w której musimy zachować kopię poprzednich danych dla celów prawnych bądź w związku ze świadczonymi usługami.
Jak wspomniano wcześniej, aby upewnić się, że aktualizacji danych chce dokonać właściwa osoba, Spotless będzie wymagać przedstawienia prawa jazdy, paszportu lub innego dokumentu ze zdjęciem w celu potwierdzenia tożsamości.
Czy moje dane przechowywane przez Spotless są bezpieczne?
Staramy się podejmować wszelkie zasadne działania mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa wystkich przechowywanych przez Spotless danych osobowych. Większość danych jest przechowywana na bezpiecznych serwerach, które są znajdują się w specjalnych, zabezpieczonych obiektach. Od naszych operatorów danych wymagamy respektowania prywatności i poufności danych klientów.
Nie możemy jednak zagwarantować, że dane osobowe będą bezpieczne w każdej sytuacji. Na przykład, dane odczytywane lub wysyłane przez internet nigdy nie są w 100% bezpieczne. Dlatego Spotless nie ponosi odpowiedzialności za straty poniesione przez użytkownika, wynikające z bezprawnie uzyskanego dostępu do danych osobowych użytkownika przechowywanych przez Spotless.
Co dzieje się z moimi danymi osobowymi, gdy wchodzę na inną stronę, do której odnośnik znajduje się w witrynie Spotless?
Spotless może umieszczać odnośniki do innych witryn, zarówno do stron jednostek zależnych, jak i stron poza serwisem Spotless. Strony nienależące do Spotless, do których umieszczono odnośniki, są poza naszą kontrolą, Spotless nie ponosi więc odpowiedzialności za działania firm, do których stron umieszczone są w naszej witrynie odnośniki. Przed wprowadzeniem danych na tego rodzaju stronach Spotless doradza użytkownikom, aby zapoznali się z ich polityką ochrony prywatności oraz warunkami użytkowania strony.
Czy Spotless posiada dane osób innych niż klienci?
Większość danych osobowych, które posiada Spotless, dotyczy naszych klientów. Spotless przechowuje również dane osób, które wyraziły zainteresowanie naszymi usługami, np. wysyłając zapytanie lub prosząc o kontakt w określonym momencie w przyszłości. Niniejsza polityka ochrony prywatności dotyczy również tych osób.
Co stanie się, jeśli zmieni się właściciel firmy Spotless?
Jest mało prawdopodobne, aby uległa zmianie własność części lub całej firmy Spotless. Jeśli jednak tak się stanie, wszelkie dane zostaną przekazane nowemu właścicielowi.
Gdzie może zwrócić się użytkownik z pytaniem, reklamacją lub w przypadku zaistnienia problemu?
W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości dotyczących naszej polityki ochrony prywatności bądź w przypadku reklamacji lub problemów, należy wysłać e-mail na adres privacy@spotless.com.au.
Jeśli Spotless zostanie poinformowane o jakichkolwiek zaistniałych problemach związanych z danymi osobowymi, potraktujemy je z należytą powagą i będziemy starać się je rozwiązać.
Jeśli Spotless nie rozwiąże problemu dotyczącego ochrony prywatności w zadowalającym użytkownika stopniu, można złożyć reklamację przez skontaktowanie się z biurem Federalnego Komisarza Ochrony Danych Osobowych w Australii pod numerem telefonu 1300 363 992 lub korzystając ze strony www.privacy.gov.au.
Przyszłe zmiany Polityki Ochrony Prywatności
Firma Spotless stara się być najlepszym usługodawcą na rynkach, na których jest obecna. Oznacza to, że nasza firma będzie się rozwijać w miarę wprowadzania nowych usług i funkcji do naszej witryny. Z tego powodu nasza polityka będzie podlegać okresowej weryfikacji i może ulec zmianom. Spotless zastrzega sobie prawo do zmiany polityki ochrony prywatności w dowolnym momencie, o czym poinformujemy użytkownika poprzez umieszczenie zaktualizowanej wersji polityki ochrony prywatności w naszej witrynie.
Zmieniona polityka ochrony prywatności będzie obowiązywała niezależnie od tego, czy użytkownik zostanie poinformowany o jakichkolwiek zmianach.